A nemzetközi konferencia fókuszában a digitális iratkezelés és a levéltári információs rendszerek jövője állt, különös figyelemmel a mesterséges intelligencia, az eIDAS2 rendelet, az adattárházak és az archívumi infrastruktúrák fejlődésére. A rendezvényen Levéltárunk munkatársai is előadást tartottak. Havasi-Mészáros Dániel és Kulcsár Anna a „Balancing Public Access and Data Security: The Development of the Historical Archives’ New Archival Information System (AIS)” (Közérdekű hozzáférés és adatbiztonság egyensúlya: Az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltárának új Levéltári Információs Rendszerének (LIR) fejlesztése) című prezentációjukban mutatták be az intézmény új Levéltári Információs Rendszerét (LIR), amely az online hozzáférés és az adatvédelem közötti egyensúlyt kívánja megteremteni.

Az elmúlt másfél évtizedben a kutatók és a nyilvánosság részéről egyre erőteljesebb igény mutatkozik a távoli, digitális levéltári hozzáférés iránt. Az ÁBTL esetében azonban ez különösen összetett kérdés: az intézmény a kommunista állambiztonsági szolgálatok dokumentumait őrzi, amelyek jelentős része személyes vagy különleges adatokat tartalmaz. Ezek közzétételét szigorú jogi keretek korlátozzák. A Covid-járvány és a digitális áttörés felgyorsulása azonban egyaránt sürgetővé tette az infrastruktúra megújítását, amihez a korábbi rendszerek már nem tudtak alkalmazkodni. Az új fejlesztésű adatbázis (LIR) célja, hogy a nyilvános és a korlátozott hozzáférésű adatok kezelését világosan elkülönítse, miközben mindkét felhasználói csoport – a nagyközönség és a regisztrált kutatók – számára áttekinthető, kereshető, jogilag szabályozott online felületet biztosítson.

A rendszer két fő bejelentkezési opciót kínál: a hazai felhasználók számára a KAÜ és DÁP alapú azonosítást, míg a külföldi vagy nem KAÜ-fiókkal rendelkező magyar kutatók számára egy kétlépcsős autentikációt, időalapú egyszeri jelszóval (TOTP). A rendszerhez tartozó felhasználói profilokat az intézmény készíti el a kutatáési kérelmek pozitív elbírálását követően, biztosítva, hogy a korlátozott adatok valóban csak megalapozott kutatási célokra legyenek elérhetők.

A rendszer egyik legnagyobb erőssége a strukturált, hierarchikus keresési lehetőség: a fond-szinttől az egyedi dokumentumig terjedő böngészés, egyszerű és összetett keresés, személyalapú keresés, valamint ún. "pool-keresés" (több személyhez kapcsolódó dokumentumok együttes keresése) egyaránt támogatott. A találatok szűrése levéltári szint, időszak, földrajzi hely, nyelv és hozzáférhetőség szerint történhet. A dokumentumokat metaadatokkal látták el, amelyekkel kapcsolódó személyekhez és más magasabb szintű leírási egységekhez rendelték azokat, amik nélkülözhetetlenek az iratok kontextusának megértéséhez.

Az új rendszer számos új lehetőséget kínál, de új etikai kérdéseket is felvet. A digitális távoli hozzáférés szükségszerűen csökkenti a levéltáros és a kutató közötti közvetlen kapcsolatot, amely korábban segített az iratok értelmezésében és a történelmi kontextus megértésében. Az is kihívás, hogy a gyűjtemény jelentős része még nem digitalizált, és sok rekord nem rendelkezik megfelelő szintű leírással. A levéltár ezért külön figyelmet fordított a metaadatok szabványosítására és tisztítására.

A LIR bevezetése persze nem végállomás, hanem egy dinamikus fejlesztési folyamat kezdete. A jövőbeli tervek között szerepel:

-    szorosabb integráció (napi szintű adatszinkronizáció) a levéltár belső nyilvántartási rendszerével,
-    online kutatói kérések és időpontfoglalások lehetősége,
-    vizualizációs eszközök bevezetése (pl. térképes nézet a rekordok földrajzi megjelenítésére),
-    a fénykép-adatbázis integrációja kiterjesztett metaadatokkal,
-    felhasználói aktivitás elemzése, a rendszer fejlesztése céljából,
-    és kapcsolódás nemzetközi platformokhoz, mint a Hungaricana, Europeana, Archives Portal Europe.

Galéria

A közérdekű hozzáférés és az adatbiztonság egyensúlya

A közérdekű hozzáférés és az adatbiztonság egyensúlya