Komplex állományvédelmi program

Komplex állományvédelmi program

A program kezdetei

A Történeti Levéltár 2009 áprilisában az EGT / Norvég Finanszírozási Mechanizmus keretében "Állományvédelmi program megvalósítása a Történeti Levéltárban" című projekt megvalósítására támogatást nyert el.

Irat állapotA pályázat értelmében a levéltár a rendkívül savas alapanyagú, töredezett, az évtizedes folyamatos használat során sokhelyütt rongálódott iratanyagának legveszélyeztetettebb részét - különböző típusú dossziékat, működési iratokat és nyilvántartó kartonokat összesen 1000 ifm terjedelemben - komplex állományvédelmi program megvalósítása révén védi meg a további károsodástól és teszi széles körűen hozzáférhetővé. A teljes program magában foglalja a kiválasztott iratok állapotfelmérését, restaurálását, digitalizálását, tömeges savtalanítását, illetve a digitális másolatok jogi akadályokba nem ütköző nyilvánosságra hozatalát.

A pályázatban a Levéltár vállalta egy NESCHEN C900 típusú savtalanító berendezés beszerzését és üzembe állítását, egy digitalizáló műhely felszerelését, valamint számítógépes szerverparkjának és az ehhez tartozó tárolókapacitásnak jelentős mértékű bővítését.

A Levéltár az állományvédelmi program megvalósítását összesen 567.053 EUR összegben pályázta meg, melynek 85%-át, 480.353 EUR összeget nyújtja a Norvég Alap, a maradékot a Levéltár a pályázatban vállalt önrész formájában, részben munkaerő-hozzájárulással teljesíti.

A pályázat megvalósításának határideje 2011. április 30.

A közbeszerzésekkel kapcsolatban elvégzett feladatok ismertetése

A projekt megvalósítása érdekében három nyílt, nemzeti értékhatáron belüli közbeszerzési eljárást folytattunk le.

Összeszerelés1.) Savtalanító berendezés, valamint ennek üzemeltetéséhez szükséges vegyszer beszerzése

A nyertes az - egyedül ajánlatot benyújtó - CEIBA, spol. s r.o. (szlovákiai) vállalat, amellyel a szerződést október 5-én írtuk alá. A nyertes pályázó a berendezést határidőn belül leszállította és üzembe helyezte. A berendezés üzembe helyezése során a Levéltár erre kijelölt dolgozói oktatást kaptak a gép működtetésének és karbantartásának feltételeiről. A pályázó a berendezés 2011 áprilisáig történő üzemeltetéshez szükséges vegyszer szállítását folyamatosan, előírt határidőn belül végzi. A savtalanító gép, valamint a beüzemeléskor leszállított vegyszer ellenértékét a Levéltár kifizette.

2.) Szerver és központi diszkes tárolóegység beszerzése

A nyertes a legjobb árajánlatot benyújtó Silicon Kft., vele a szerződést október 20-án írtuk alá. A vállalkozó a berendezést határidőn belül leszállította, beüzemelte, a vételárat 2009. decemberében kiegyenlítettük. A szerződés részét képezi egy 12 hónapos rendszerfelügyeleti díj is.

3.) Savtalanító berendezés üzemeltetése

A nyertes az - egyedüli ajánlatot benyújtó - B-Kreativ Bt., amellyel a szerződést december 30-án írtuk alá. A szerződés a projekt megvalósításának idejére (2011. április 30.) szól. A savtalanító berendezést szállító cég a dolgozók betanítását megtartotta, a munkát január elején elkezdték.

A program megvalósítása

DigitalizálásA 2009. évben rendelkezésre álló nyolc hónap zömében a pályázatban vállaltak megvalósításához szükséges feltételek megteremtésével telt. Május-júniusban kialakítottuk a digitalizáló, valamint a savtalanító műhelyt.

Közbeszerzési eljárás keretében beszereztük a NESCHEN C900-2 típusú iratsavtalanító berendezést. A digitalizált állományok tárolására és kezelésére új szerver számítógépet és háttértárolót szereztünk be. Szerződéssel biztosítottuk a projekt megvalósulásához szükséges vegyszerek beszerzését. A vegyszer szállítása, az ellenérték fizetése negyedéves ütemezésben történik. Közbeszerzési eljárás keretében december 30-án szerződést kötöttünk a savtalanító berendezés üzemeltetését végző vállalkozással.

2009 novembere óta szerződésünk van egy szakemberrel, aki a Levéltár alkalmazásában lévő restaurátorral együtt a savtalanításra-konzerválásra kerülő iratok szükséges restaurálását végzi.

SavtalanításSzerződést kötöttünk egy szövetkezettel, amely a digitalizálást végző munkaerőt biztosítja, ez a tevékenység 2009 júniusában kezdődött, több mint egymillió oldalnyi iratot digitalizáltunk.

Megtörtént a feldolgozásra kerülő iratok körének meghatározása, a feldolgozást megelőző előkészítési munkákat a Levéltár dolgozóiból kiválasztott stáb munkaidőn kívül végzi, velük egyedi szerződések születtek, ill. születnek.

A projekt sikeres megvalósításához szükséges technikai-műszaki, valamint személyi feltételek 2009. december végéig megvalósultak.

2009 decemberében a levéltár restaurátora felügyeletével, üres papírlapokon és korabeli, de nem levéltári anyagokon kiterjedt vizsgálatokat folytattunk felmérendő a savtalanítási eljárás esetleges kockázatait és várható eredményeit. E kísérleti fázis során igyekeztünk a lehető legtöbb papírfajtát, valamint az íráshoz használt mindenféle tinta, tintaceruza, filctoll, indigó stb. anyagát elemezni és a savtalanításhoz használatos folyadékkal való reakcióit megvizsgálni. A kísérleti szakasz lezárultával sikerült kialakítani azokat az eljárásmódokat és technikai módszereket, melyekkel a különböző típusú és különböző tintákkal írt eredeti iratok a legnagyobb biztonsággal és a károsodás veszélyének minimalizálásával vethetők alá a savtalanítási eljárásnak.

Restaurált dosszié2010 januárjában megkezdődött a már korábban előkészített, restaurált és digitalizált levéltári anyagok tömeges savtalanítása. E munkafolyamat során elsősorban az egykori állambiztonsági operatív nyilvántartó kartonok, valamint az 1956-os forradalommal, illetőleg a 40-es és 50-es évek nagy pereivel kapcsolatos vizsgálati és operatív dossziék feldolgozása zajlik. 2010 januárja és decembere között összesen valamivel több mint 1 millió oldalnyi iratanyag tömeges savtalanítását és digitalizálását fejeztük be.

2011 első négy hónapjában tovább folytatódott a levéltár komplex állományvédelmi programja, így 2011 áprilisában a savtalanított, restaurált iratanyagok száma elérte az 1.3 millió oldalt.
A digitalizálás már 2009 során megkezdődött, így 2011 áprilisáig a szkennelt iratanyagok oldalszáma is elérte a programban vállalt 1.3 milliót.

Nemzetközi tapasztalatcsere

2010. február 24-25-én a Történeti Levéltár munkatársai - Bikkiné Balsai Jolán, Lux Zoltán és Cseh Gergő Bendegúz - látogatást tett a prágai Nemzeti Emlékezet Intézetében. A kétnapos tapasztalatcsere célja volt, hogy az iratok Neschen-eljárással történő tömeges savtalanításával kapcsolatos csehországi gyakorlatot megismerjék és kicseréljék tapasztalataikat a negyvenes-ötvenes években keletkezett, savas és töredezett, veszélyeztetett állapotú levéltári anyag restaurálása és napi használata terén. Az iratvédelmi szakemberek megállapították, hogy rendkívüli hasonlóság mutatkozik mind a korabeli iratok alapanyaga, mind pedig az íráshoz használt tinták tekintetében, ebből következően pedig a savtalanítás során fellépő kockázatok és ezek elhárításának módszereire is közösen lehet - és sok tekintetben sikerült is - választ találni. A tapasztalatcsere második napján a cseh társintézmény vezetője, Dr. Bukovszky László és kollégái bemutatták a Nemzeti Emlékezet Intézete digitalizálási gyakorlatát, informatikai rendszerét, valamint a digitális iratanyag kutatótermi használatát. Ezen a téren - az eltérő jogi szabályozás következtében - már több eltérés mutatkozik a két intézmény napi gyakorlata között. A tapasztalatok alapján Prágában gyorsabb ütemben történik az iratok digitalizálása és a digitális másolatok kutathatóvá tétele, míg Magyarországon régebb óta zajlik az iratok tartalmi feltárása, a speciális adatbázis kiépítése és interneten keresztül is történő kutatása. A prágai állambiztonsági levéltár informatikai tapasztalatai Magyarországon elsősorban a digitalizált iratok kutatásában hasznosíthatók. A két intézmény képviselői megállapodtak abban, hogy 2010 őszén az iratok tömeges savtalanításával kapcsolatos nemzetközi konferenciát szerveznek Budapesten.

Nemzetközi konferencia

Nemzetközi konferencia2010. szeptember 23-án a hazai levéltári szakma vezetőinek és elismert szakembereinek, illetőleg a Történeti Levéltár közép-európai társintézményei képviselőinek részvételével nemzetközi konferenciát szerveztünk a levéltári iratok tömeges savtalanításának tapasztalatairól. A rendezvény szervezői többes célt tűztek ki maguk elé: a papír savasodásának kémiája és fizikája, valamint a probléma gyakorlati kezelése mellett az ezirányú hazai és nemzetközi tapasztalatokat, valamint a finanszírozási lehetőségeket is át kívánták tekinteni, ezen kívül pedig bemutatni a Történeti Levéltárban működő komplex állományvédelmi programot is. A konferencia programja és az arról szóló beszámoló hozzáférhető a levéltár honlapján, a rendezvényen elhangzottak részletesebb ismertetője pedig megjelent a Történeti Levéltár internetes folyóiratának, a Betekintőnek a 2010/4. számában. (Cseh Gergő Bendegúz: Megsemmisülnek-e maguktól is az állambiztonsági iratok? Egy nemzetközi állományvédelmi konferencia tanulságai)

 

Programzáró sajtótájékoztató és helyszíni bemutató

A Norvég Alap támogatásával zajlott program befejezéseként 2011. április 4-én helyszíni bemutatóval egybekötött sajtótájékoztatót tartottunk a levéltárban. Az élénk sajtóérdeklődést kiváltó rendezvényen Norvégia budapesti nagykövetségének képviselője mellett a levéltár munkatársai mutatták be a program végrehajtását és eredményeit. A rendezvény nyomán számos napilapban, rádió- és tévéműsorban esett szó rövid hírben vagy hosszabb tudósításban is a levéltár állományvédelmi programjáról.

 

Tisztelt Érdeklődők!

Örömmel értesítjük, hogy a járványügyi veszélyhelyzet megszüntetését követően, 2020. június 29-étől ismét kinyitjuk Levéltárunk ügyfélszolgálatát és kutatótermét, amelyek idén augusztusban sem zárnak be. A zárás alatt érkezett állampolgári megkeresések feldolgozását folyamatosan végezzük, ezzel kapcsolatban türelmüket kérjük.

Kutatótermünkben az egészségügyi biztonsági szempontok megtartása érdekében csökkentett létszámban tudunk egyidőben kutatókat fogadni, ezért – további rendelkezésig – előzetes időpontfoglalást vezetünk be. Az időpontok foglalása 2020. június 24-étől válik lehetővé, a Levéltár honlapján található kutatoterem.abtl.hu linken keresztül, amellyel kapcsolatban kutatóink a számukra kiküldött hírlevélben találnak több információt. Az elkészült másolatok átvételéhez nem kell időpontot foglalni.
A veszélyhelyzet feloldását követően is több egészségügyi óvintézkedést fenntartunk, ezért kérjük ügyfeleinket és kutatóinkat, hogy használják a Levéltár által biztosított érintésmentes kézfertőtlenítő adagolót és viseljenek maszkot.

Megértésüket és együttműködésüket köszönjük!

Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára